Деловая переписка: служебный этикет

В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что официальное письмо должно быть кратким, точным и по существу.

Но самое важное – соблюдать правила деловой переписки и письменного этикета, будь то послания, отправленные в электронном виде, по факсу или обычной почтой.

Служебная корреспонденция

Служебная корреспонденция редко охватывает обширный круг тем. Если все же в письме нужно затронуть несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.

Наилучший вариант, когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае послание получается точным и сжатым.

Чтобы написать письмо партнеру, вам понадобятся:

• Современная оргтехника; писать от руки можно только корреспонденцию личного характера.
• Собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, ее полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.
• Фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке.
• Оставляйте себе копии отправленных писем.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут дату отправления письма, месяц и год полностью. Еще ниже, с левой стороны — обращение.

Начинается письмо с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте.

Фамилию можно указывать без инициалов. Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы сообщения.

Если переписка ведется каким-либо конкретным лицом, то обычно текст заканчивается оборотом: «Искренне Ваш, такой-то».

В случае рассылки рекламной корреспонденции и других писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо.

Корреспонденция без имени адресата не приветствуется.

Таким может быть лишь письмо фирме или учреждению, но при этом следует включить в послание фразу «Генеральному директору» без указания его фамилии и инициалов.

Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.

При необходимости быстро получить ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Мы надеемся, что Вы ответите при первой же возможности».

Отличительная характеристика речевого этикета в деловой переписке – обязательно наличие подписи и фамилии, ниже указывается должность и название фирмы.

Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.

Общее правило для любой корреспонденции: письмо должно свободно помещаться в конверт!

• На любой корреспонденции пишут обратный адрес.
• Послания, содержащие поздравления хорошо знакомому человеку, и благодарственные письма лучше писать от руки. Перед отправкой письма проверьте орфографию.
• Не стоит начинать письмо с местоимения Я. Постскриптум — P. S. — выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.
• Почтовые открытки в деловой переписке не используются. Можно послать телеграмму.
• На работе любое доверенное вам письмо требует немедленного ответа. Если вы не можете исполнить просьбу, изложенную в нем, то сразу же уведомите об этом отправителя.
• На поздравления отвечают коротко.
• Если возникла необходимость принести извинения в письменной форме, то делать это надо от руки. Отвечать на письмо с извинениями в ваш адрес обязательно.
• Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму.
• Общее правило для любой корреспонденции: с левого края листа бумаги оставляют свободное поле одинаковой ширины.

Переписка по факсу

Главная особенность цифрового этикета в деловой переписке посредством отправки факса – краткость.

Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант факса, когда он помещается на одном листе машинописного формата. Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше созвониться с адресатом и получить подтверждение получения копии.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

• Подготовить документы, которые вы будете отсылать — они должны отвечать требованиям делового письма и иметь все реквизиты.
• Указать номер своего факса, для того чтобы с вами могли связаться.
• Указать номер факса своего партнера, название города и его код, название фирмы и обязательно фамилию и имя адресата.

Служебный этикет деловой переписки предполагает, что на бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

Правила электронной переписки

Правила речевого этикета в деловой электронной переписке также регламентированы:

• Отвечайте на полученное вами письмо как можно быстрее (не позднее 5-7 дней со дня получения).
• Письмо начинайте с обращения: Дорогой…, Уважаемый…, Здравствуйте… и т. д.
• Также не забывайте о благодарственных письмах. Благодарите кратко, но не в сухом официальном тоне.
• Заканчивайте письмо пожеланиями здоровья, успехов или словами «Всего доброго!».
• Если вы случайно забыли написать о чем-либо, можете это добавить после пожеланий, поставив P. S.

Личная переписка

Совет тем, кто часто ведет деловую переписку: ни в коем случае не переносите свои служебные привычки на личные отношения.

Погрязнув в деловых условностях, вы рискуете показаться вашему избраннику бесчувственным «сухарем».

Рукописные послания даже во времена электронной почты и SMS-сообщений не утратили своей душевности.

Ведя любовную переписку, не злоупотребляйте печатной машинкой и компьютером: в амурных делах техника неуместна.

Избегайте в конце такого послания ставить разные «нота бене» и «постскриптум» — вас примут за педанта, зануду и бюрократа.

Интересно, что цитаты из произведений популярных поэтов, к которым в XX веке прибегали в основном сентиментальные провинциалы, сегодня считаются последним писком эпистолярной моды.

Вот ещё несколько советов:

• Не забывайте отправлять своим близким и родным поздравительные открытки с добрыми пожеланиями. Лучше делать это за пару дней до праздничной даты.
• Близкому другу пишите письма в тех выражениях, в которых вы обычно с ним общаетесь. Не очень близкому человеку пишите более сдержанные послания.
• Не используйте в написании письма шаблонные фразы.
• Никогда не читайте чужих писем, даже своих детей!